Was ist beim Einsatz von Registrierkassen zu beachten?

(31.01.12)



Auf diese scheinbar harmlose Frage gibt

  • die Kassenrichtlinie 2012 ("KRL 2012)",

    ein Erlass des Finanzministeriums vom 28.12.2011, ausführlich Auskunft.
    (So ausführlich, dass immerhin 22 Schreibmaschinenseiten gefüllt werden.)

    Insbesondere im Zusammenhang mit Registrierkassen und der Ermittlung der Losungen ist ein Bündel von Vorschriften zu beachten. Die rechtliche Grundlage dazu gibt die Bundesabgabenordnung (BAO) in §§ 131 und 132 vor.

    Die Kassenrichtlinie berücksichtigt die aktuelle datentechnische Entwicklung der Kassen. Es werden die verschiedenen Kassentypen näher erörtert und vorgeschrieben, welche Grundaufzeichnungen zu führen sind und welche Daten erfasst und vor allem aufbewahrt werden sollen.

    Nicht neu ist, aber immer wieder "vergessen" wird bei der Kassenführung übrigens, dass sämtliche Aufzeichnungen aufzubewahren sind, auch etwaige Hilfsaufzeichnungen oder händisch erstellte ergänzende Berichte.

    Für Kassen vom "Typ 2", einfache, konventionelle elektronische Registrierkassen gilt das Folgende. (Auszug aus dem Erlass:)

    "5.1. Dokumentationsgrundlagen und deren Bestandteile - Allgemeines

    Der Dokumentation dienen Ausdrucke und Daten. Zum Zweck der Prüfbarkeit sollen diese folgende Mindestangaben enthalten:

    5.1.1. Ausdrucke:

    Alle üblicherweise als Ausdrucke erzeugten Unterlagen sollen als Ausdrucke im Original vorgelegt werden.

    Tagesendsummenbons (Z-Bons, Z-Abschläge) bei Kassen vom Typ 2:

    Die äußere Gestaltung des Tagesendsummenbons liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen.

    Als Dokumentationsgrundlage der Tageseinnahmen soll der Z-Bon folgende Inhalte aufweisen:

  • Name des Unternehmers oder Firmenkennung
  • Datum und die Uhrzeit der Erstellung
  • Anzahl der Speichernullstellungen (so genannte "Z-Bon-Nummer")
  • Anzahl der insgesamt verkauften Artikel, Produkte oder der Teilleistungen, die an die Kunden ausgefolgt/verabreicht wurden
  • Gesamtanzahl der Kundenabrechnungen
  • Gesamttagesumsatz
  • Umsätze nach Steuersätzen
  • nicht im Tagesumsatz enthaltene Übungsumsätze (Trainingsumsätze)
  • Aufteilung der Erlöse auf die Finanzarten (Zahlungsarten, unbare Umsätze, wie Kreditkarten-, Bankomatumsätze)
  • Aufteilung der Erlöse auf die Kassierer / Bediener einschließlich Bekanntgabe der nicht im Tagesumsatz enthaltenen Übungsumsätze (Trainingsumsätze)
  • durchgeführte Nach-Stornobuchungen,
  • Preisnachlässe, Retouren, Minusumsätze, durch welche der Tagesumsatz gemindert wurde
  • Nullumsätze (Bezug von Gratisware)
  • gesonderter Ausweis von Gutschein- bzw. Bonverkauf

    zusätzlich bei Kassen mit Bargeldlade:

  • rechnerischer Bargeldbestand / Kredit / andere geldwerte Bestände in Schublade
  • Anzahl der Nur-Schubladenöffnungen
  • Barentnahmen und Bareinlagen

    GT-Speicherstände (Numerator) bei Kassen vom Typ 2

    Die Form der Dokumentation der Stände der (des) Umsatzsummenspeicher(s), liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen. Wenn mehrere Umsatzsummenspeicherstände geführt werden (etwa für unterschiedliche Zeiträume), sollen alle im Ausdruck ausgewiesen werden.

    Eine Rückstellung des als Numerator geführten Gesamtsummenspeichers soll (wenn überhaupt) nur einmal je Abrechnungszeitraum (Wirtschaftsjahr) erfolgen.

    Journalstreifen aus mechanischen Registrierkassen

    In der Kontrollaufzeichnung soll die fortlaufende Nummer des Geschäftsvorfalles und das Datum mitprotokolliert werden.

    5.1.2. Daten:

    Die angeführten Unterlagen (Journal, Datenerfassungsprotokoll) sind über Verlangen jederzeit vor Ort in Datenform vorzulegen (§§ 131, 132 BAO jeweils letzter Satz).

    Elektronisches Journal bei Registrierkassen - Typ 2

    In der Kontrollaufzeichnung werden in Echtzeit die Geschäftsvorfälle fortlaufend und chronologisch dokumentiert. Das elektronische Journal soll grundsätzlich inhaltlich dem Papierjournalstreifen entsprechen, wobei die Rechnungsnummer des Geschäftsvorfalles, dessen Datum und genaue Uhrzeit, die betraglichen Grundlagen (Produkte, Teilleistungen), sowie der Gesamtbetrag des Geschäftsvorfalles mitprotokolliert werden sollen."

    "Durch entsprechende Angaben soll sichergestellt sein, dass eine Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der chronologisch geordneten, vollständigen, richtigen und zeitgerechten Erfassung jederzeit möglich ist (jedenfalls durch Datum, Uhrzeit und fortlaufende Nummerierung der einzelnen Buchungen). Die Überprüfungsmöglichkeit soll auch bei aktuellen Maßnahmen der Steueraufsicht gegeben sein."

    Falls Sie jetzt ob der Fülle der Anforderungen überrascht sein sollten, dann haben wir Sie vielleicht motiviert, den Erlass in seiner ganzen Pracht zu studieren!

    (MT)